Arsip merupakan rekaman peristiwa yang terdapat dalam beberapa bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan jaman dan teknologi. Arsip pada suatu perusahaan dirawat dan disimpan dengan baik sehingga tidak susah ditemukan ketika dibutuhkan dan tidak hilang maupun tercecer. Arsip terbagi dua yaitu arsip aktif dimana arsip yang penggunaanya tinggi dan terus menerus, dan yang kedua adalah arsip inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Umumnya akan dilakukan penyimpanan box arsip yang terstrukur dan mudah untuk mengindeks.
Penyimpanan arsip biasanya dengan peralatan, sarana dan prasarana yang tepat sangat dibutuhkan perusahaan untuk dapat dengan mudah mengakses arsip tersebut dan arsip tetap aman dari tindakan orang yang tidak bertanggung jawab. Walaupun demikian, masih banyak perusahaan yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik dan benar yang bisa memicu masalah serius. Hal tersebut bisa terjadi karena kurang perhatian dari pemimpin perusahaan, kurangnya SDM untuk mengelola arsip, kurangnya pengetahuan mengenai pengelolaan arsip dan juga keterbatasan ruangan atau tempat penyimpanan arsip tersebut.
Berikut standar penyimpanan arsip aktif dan inaktif:
Penyimpanan Arsip Aktif
Seperti yang sudah dijelaskan arsip aktif adalah arsip yang sering digunakan oleh suatu perusahaan, maka dari itu pengelolaan dan penataan yang tertata dengan baik sehingga memudahkan pencarian Kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah yang diperlukan dalam pengelolaan arsip aktif adalah memuat klasifikasi arsip, uraian informasi, waktu, jumlah dan keterangan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pemberkasan arsip aktif adalah berikut:
- Menyiapkan sarana dan prasaran yang mendukung, seperti tempat dan alat yang dibutuhkan.
- Menyortir arsip yang akan dikelola dan mengindeks setiap arsip.
- Menyiapkan folder tempat penyimpanan arsip, kemudian berikan kode sesuai dengan sistem kearsipan yang ditentukan.
- Menyiapkan guide atau sekat yang berupa kertas tebal ukuran 15,5 x 11 cm, yang diperuntukan sebagai pemisah antara folder arsip.
- Menyiapkan tunjuk silang yang digunakan jika ada keterkaitan antara berkas satu dan lainnya.
Penyimpanan Arsip Inaktif
Dalam pengelolaan arsip inaktif dilakukan dalam beberapa kegiatan yaitu; pengaturan fisik arsip, pengelolaan dan penyusunan daftar arsip. Pengelolaan daftar arsip mencakup informasi mengenai pencipta arsip, unit pengolah, nomor, kode, uraian informasi, jumlah, retensi dan keterangan. Penanggung jawab dari pengelolaan arsif inaktif adalah unit kearsipan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pemberkasan arsip inaktif adalah berikut:
- Menyortir dan memilah arsip yang masih digunakan atau dibutuhkan, dan memusnahkan nonarsip berupa formular, blanko kosong, ordner, sampul dll. Agar pengelolaan lebih efisien.
- Mengelompokkan arsip
- Mendeskripsikan arsip kedalam sebuah kartu deskripsi yang berisikan informasi mengenai arsip tersebut. Bisa menggunakan kartu deskripsi berukuran 10 x 15 cm.
- Manuver kartu deskripsi yang menggabungkan kartu deskripsi sesuai dengan pola klasifikasi arsip.
- Memasukan arsip yang sudah disortir ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut.
- Memasukan folder berisi arsip kedalam boks folder arsip
- Membuat daftar arsip sebagai sarana penemuan Kembali arsip apabila dibutuhkan.
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya ditempat yang bersih, aman dan dikelola dengan baik. Sehingga membuat kenyaman untuk para pekerja dan arsip akan tetap terlindungi dan aman dari kerusakan dan kehilangan.
Source: https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumut/baca-artikel/13494/Pengelolaan-dan-Penataan-Arsip-Aktif-dan-Inaktif.html
